Au sein des entreprises, des dispositions sont prises pour être en plein dans la dématérialisation. Le but est de basculer complètement dans la transformation digitale afin d’améliorer son organisation interne et externe. Si la dématérialisation est au bout de toutes les lèvres dans les administrations publiques et privées, c’est parce que ses enjeux sont nombreux.
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Enjeu économique
L’un des gros enjeux de la dématérialisation est économique. Pour le mettre en évidence, il importe d’abord de rappeler ce que c’est que la dématérialisation. Ce qu’il faut savoir est que cette démarche consiste à numériser tous les documents d’une entreprise, tels que les factures des clients et fournisseurs, les bulletins de paie et les notes de frais. La réalité est qu’en plus de parler de dématérialisation des documents, on doit aussi faire état de la dématérialisation des processus puisque de nombreux changements sont opérés au niveau de la gestion globale des documents.
Le fait de dématérialiser favorise une réduction des coûts de fonctionnement de l’entreprise. En effet, cela réduit l’utilisation du papier ainsi que des consommables nécessaires à l’impression, tels que les cartouches d’encre et les feuilles. En optant pour la dématérialisation, on fait des économies.
Enjeu organisationnel
Sur le plan organisationnel, la dématérialisation est la bienvenue, car elle facilite la circulation des documents au sein de l’entreprise. L’organisation est plus claire et est notamment marquée par une facilité d’accès aux documents. En outre, leur diffusion et leur partage entre collaborateurs sont simplifiés.
La dématérialisation permet à l’entreprise de se réorganiser en intégrant le télétravail, une nouvelle façon de travailler qui peut faire gagner en productivité. Les documents étant numérisés et stockés dans un endroit informatique bien précis, les collaborateurs peuvent y avoir accès à distance et à tout moment. Il suffit qu’un droit leur soit accordé pour que cela se fasse. La dématérialisation des données permet à l’entreprise de continuer à fournir un service à distance, sans pour autant mettre à mal la productivité des salariés. Il est même possible de se passer des signatures manuscrites dans le cadre du traitement de certaines affaires et de mettre fin aux réunions en présentiel.
Enjeu sécuritaire
Aussi, la dématérialisation permet de mieux sécuriser les documents. Des serveurs sécurisés sont utilisés pour le stockage des données. La dématérialisation garantit la sécurité des documents numériques qui sont à l’abri des dégâts des eaux, des incendies ou du vol, ce qui n’est pas le cas avec les documents papier qu’on stocke généralement dans des chemises ou classeurs.
Mais il est nécessaire de faire très attention ! Le fait de dématérialiser les documents de son entreprise et de recourir par la suite au numérique pour les échanges peut entraîner des risques. C’est le cas notamment de la possibilité de perdre des données confidentielles, de la perte de valeur des documents et de l’atteinte à l’image de l’entreprise. Il est ainsi très important de faire appel à une société experte en dématérialisation pour lancer le processus. Et vous devez être sûr que votre prestataire fera le nécessaire pour assurer la sécurité de vos données afin de vous épargner de mauvaises surprises.
Une chose est certaine, la société qui se chargera de dématérialiser vos documents veillera à réduire le risque d’erreurs lors de l’élaboration et de l’archivage de vos fichiers. Pour que tout soit parfait, des logiciels de dématérialisation sécurisés sont utilisés. Certains garantissent une production automatisée des documents, ce qui est avantageux pour les collaborateurs, ces derniers étant heureux de se voir déchargés des tâches les plus chronophages. La conséquence directe de cet état de fait est la réduction des erreurs qui sont courantes lors des saisies. Le prestataire se chargeant du stockage parfait des documents dématérialisés de l’entreprise, les collaborateurs peuvent mieux se concentrer sur les tâches stratégiques et gagner ainsi en productivité.
Enjeu environnemental
Comme indiqué plus haut, la dématérialisation réduit significativement l’utilisation du papier. Cela dit, si tout le monde s’y met, on n’aura pas à détruire massivement les arbres nécessaires à la fabrication du papier. En outre, en optant pour la dématérialisation, on produit moins de déchets, ce qui est logique puisque l’utilisation des consommables est réduite. C’est ainsi un geste qui fait du bien à l’environnement. Il est également bon de noter que le format numérique nécessite moins d’énergie pour sa production, sa diffusion et son stockage que le format papier.